Kako organizirati event za klijente?

Što je event?

Event je u doslovnom prijevodu „događaj“. Može biti veliki ili mali, a cilj mu je okupiti ljude iz industrije i one koji vašem poslovanju mogu biti korisni te da predstavite sebe i to što radite. Event daje mogućnost tvrtki da se odmakne od virtualnog svijeta i uđe u živu komunikaciju s ljudima iz iste ili srodne industrije ili sa samim korisnicima usluga, a možete odlučiti i da samo želite nešto proslaviti. Ne treba nam puno izgovora da bi našli razlog za druženje uživo, ali nam treba puno planiranja.  

Kako organizirati event?

Koji god bio razlog vašeg eventa potrebno je pomno planiranje svakog detalja kako bi isti bio uspješan. Tu će vam dobro doći pomoć profesionalaca, odnosno, event managera. Bez dobrog event managmenta i event managera nema dobrog eventa.

Prvo što treba planirati je vrijeme. Što ranije se započne s pripremama mogućnosti za uspješan event su veće. Vrijeme nam daje mogućnost za inovaciju i potencijalna sponzorstva i suradnje. Neki eventi se planiraju tjedan dana unaprijed, a neki i godinu dana. Sve ovisi o kompleksnosti eventa, željenim rezultatima i razlozima zašto se uopće event organizira.

U početnoj fazi planiranja potrebno je postaviti tri ključna pitanja:

1. Ovisno o kompleksnosti i veličini samog eventa koliko nam je vremena potrebno za organizaciju?

2.  Koje su ključne točke koje vode do samog eventa i kako ih možemo mudro smjestiti u raspored organizacije? Ili kako se kaže u narodu: „Za kada vam to treba?“ faza.

3. Kako da u sve to uvrstimo dovoljno vremena za nepredviđene događaje i eventualna kašnjenja?

Nakon što smo odredili vrijeme i osigurali sve predispozicije važno je odrediti potrebne razloge zašto uopće organiziramo event. Ako ih nemamo ili su nejasni bolje da ništa niti ne radimo.

Sada je vrijeme da si postavimo iduća pitanja:

1. Što očekujemo od našeg eventa?

2. Kako će sam događaj povećati vrijednost ili vidljivost naše tvrtke ili brenda?

3. Postoji li nešto specifično na što ciljamo? (povećanje prodaje, povećanje vidljivosti na društvenim mrežama, povećana prisutnost u medijskom prostoru, predstavljanje sebe i svog proizvoda u novom svjetlu, lansiranje novog proizvoda na tržište…)

I na kraju slijedi najbitnije pitanje, kome je ovaj event namijenjen i tko su uzvanici?

Uzvanici su centar eventa i sve ovo radite zbog njih, oni su vaši glasnici jednom kada event završi. Znamo da ljudi vole govoriti o drugima, a pogotovo loše. Na vašem event manageru je da se pobrine da se o vama govori dobro.

Nakon što imamo odgovore na ova pitanja možemo se pozabaviti tehnikalijama. Sada kreće zabavni dio slagalice koji ovisi samo o kreativnosti i snalažljivosti event managera. Na njemu je da vam ponudi razna rješenja i mogućnosti te u suradnji s vama odabere najbolje za vaš event.  Gdje, kada, trajanje, glazba ili ne, hrana ili ne, piće ili ne, konferansa, službeni dio eventa, neslužbeni dio… Sve ove odluke ovise o dojmu koji želimo ostaviti i našim unaprijed postavljenim ciljevima.

U ovoj fazi ovisno o vašim potrebama i željama može se potencijalno ući u neke suradnje gdje se kroz vaš event daje vidljivost i nekome drugome, npr. vinarije koje vam daju svoja vina za vaš event. Tu je bitno misliti o simbiozi vas i vaših sponzora, na koji način se dopunjujete, zašto ulazite u suradnju?

Mogućnosti finalnog izgleda i atmosfere eventa su bezbrojne, ali ono što je svakome zajedničko je da znamo za što i za koga ga radimo i na kraju krajeva, da se vaši uzvanici i vi dobro provedete jer: „A little bit of party never killed nobody“, ali loša organizacija iste je.

Zainteresirani za organizaciju uspješnog eventa? Kontaktirajte naše stručnjake i osigurajte da vaš događaj bude nezaboravan. Javite nam se danas!